「HubSpotを導入したものの、社内に運用できる人材がいない」「専任のマーケティング担当者を採用したいが、予算や人材市場の都合で難しい」——こうした声は、BtoB企業のマーケティング責任者から非常に多く聞かれます。
HubSpotは優れたCRMプラットフォームですが、その機能を最大限に活用するには、初期設定からワークフロー構築、日々のデータ管理まで専門的な知識が求められます。株式会社マーケティングアカデミアでは、HubSpotプラチナパートナーとして、こうした課題を抱える企業の運用代行・伴走支援を専門的に行っています。
本ガイドでは、運用代行・外部委託・CRM連携支援の選び方と導入判断基準を、実務的な視点から解説します。
HubSpot運用代行とは、HubSpotの設定・コンテンツ制作・ワークフロー構築・レポーティングなどの実務を外部パートナーに委託するサービスです。マーケティングオートメーション（MA）の運用には、戦略設計から施策実行、効果測定まで幅広い知識と経験が必要になります。
運用代行の範囲は、初期設定のみのスポット支援から、日常運用を含むフルサポートまで様々です。自社の状況に応じて、どの業務を外部に任せ、どの業務を社内で担当するかを明確にすることがポイントになります。
HubSpot運用代行で対応可能な業務は多岐にわたります。パイプライン設計やプロパティ設定などの初期構築から、リードナーチャリングのワークフロー構築、メール配信の設計・運用、レポート作成まで幅広く依頼できます。
また、既存システムとのデータ連携や、営業部門との情報共有の仕組み構築など、CRM・SFAとの連携支援も重要な業務範囲です。これらの業務を自社で行うには、マーケティング・営業・システムの三領域にまたがる知識が必要となります。
運用代行の費用は、依頼する業務範囲・契約形態・対応ツールによって大きく変わり、相場感も会社ごとにばらつきます。金額の数字だけを比較するより、「その費用に何が含まれているか」を確認することが、ミスマッチを防ぐうえで重要です。
料金体系は大きく3種類に分かれます。月額固定型は毎月の作業範囲を定義して定額で委託する形式で、予算管理がしやすいのが特徴です。時間単価型は必要なときにスポットで依頼でき、特定の業務だけを切り出したい場合に向いています。成果報酬型は基本料金にリード数や商談数に応じた課金が加わる形式で、費用対効果を測定しやすい一方、予算上限の設定が欠かせません。
見積もりを比較する際は、初期設定・構築（パイプライン設計やワークフロー構築）が含まれるか、コンテンツ制作は範囲内か別途か、レポーティングの頻度と内容、対応可能なツールの種類などを必ず確認しましょう。安価に見えても支援範囲が狭ければ追加費用が発生します。費用は「金額」ではなく「支援範囲に対する妥当性」で評価することが、失敗しない選び方の核心です。
「外注か内製か」の二択ではなく、施策によって使い分けるのが現実的なアプローチです。判断の軸となるのは「業務の専門性」と「自社ビジネスとの関連度」の2点です。
マーケティング専任者がいない場合や、短期間で成果を出す必要がある場合は、外注が有効な選択肢となります。特に初期設定やワークフロー構築など、専門性が高く一度設計すれば継続的に使える業務は、プロに任せることで立ち上げスピードが大幅に向上します。
また、広告運用やSEOの技術的な部分など、自社ビジネスとの関連度は低いものの専門性が高い業務も、外注に適しています。
日々のCRM入力や商談管理、コンテンツの企画・テーマ設定など、自社の製品・業界知識が深く求められる施策は内製化が適しています。これらの業務は、社内の方が自社のビジネスを理解しているぶん、精度が高くなります。
また、中長期でマーケティング組織を構築する方針がある場合は、ノウハウの蓄積という観点からも内製化を視野に入れた計画を立てることが重要です。
パートナー選定は、運用代行の成否を左右する重要な判断です。価格だけでなく、支援実績や体制面も含めて総合的に評価することが大切です。
BtoCとBtoBではマーケティング手法が大きく異なります。BtoBの購買プロセス（複数の意思決定者、長い検討期間、合理的判断）を理解しているパートナーを選ぶことが大前提です。
株式会社マーケティングアカデミアでは、BtoB・BtoC両方のリードナーチャリング支援を企画・戦略から実行まで一貫して行っており、現場で培った実務ノウハウを蓄積しています。
HubSpotのソリューションパートナーには、認定資格やパートナーランク（Platinum、Diamond、Eliteなど）が存在します。これらは一定の品質基準を満たしている証となります。
特にプラチナパートナー以上のランクを持つ企業は、多くの導入・運用実績があり、HubSpotの全機能に精通している可能性が高いといえます。
優れたパートナーは、最終的にクライアントが自走できる状態を目指します。「ずっと代行を続ける」ことを前提にしている会社よりも、「段階的にノウハウを移管し、内製化を支援する」姿勢のパートナーを選ぶと、長期的なコストメリットが期待できます。
株式会社マーケティングアカデミアでは、専任運用担当者が運用のすべてを担当しながら、社内担当者へのナレッジトランスファーも計画的に実施しています。
HubSpotにはMarketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Content Hubなど複数の製品があります。自社が使用する、または将来使用予定のHubすべてに対応できるパートナーを選ぶことが重要です。
特定のHubにしか対応できないパートナーの場合、部門横断的なCRM活用や将来の拡張に制約が生じる可能性があります。
HubSpotを単独で使うのではなく、既存のCRMやSFAと連携させるケースは多くあります。Salesforce、Zohoなど主要なツールとの連携実績があるパートナーを選ぶと、データの一元管理やリアルタイムな顧客状況把握が実現しやすくなります。
株式会社マーケティングアカデミアでは、HubSpot・Zoho・Salesforceなど海外ハイエンドツールと国産ツール両方の支援実績があり、MAツールとCRM・SFAの連携による情報の一元管理を得意としています。
月次レポートの内容と質を事前に確認することが大切です。単なる数値の羅列ではなく、「なぜこの結果になったか」「次月はどう改善するか」まで含めたレポートが提供されるかどうかがポイントです。
また、ダッシュボードの共有体制や、改善提案の頻度・具体性も確認しておくと、PDCAサイクルを効果的に回せます。
契約前に以下の点を明確にしておくことで、後のトラブルを防げます。広告アカウントの所有者は誰か、制作物の著作権は誰に帰属するか、契約終了時のデータ引き継ぎ方法、最低契約期間と解約条件などを必ず確認しましょう。
運用代行をスタート地点として、段階的に内製化を進めることで、長期的なコスト削減とノウハウ蓄積の両立が可能になります。
この時期は外注に初期設定、パイプライン設計、ワークフロー構築を依頼します。社内では、CRMへのデータ入力や基本操作の習得に集中します。設計意図をドキュメントに残してもらうことで、後の内製化がスムーズになります。
外注には高度なカスタムレポートやワークフローの改修を依頼しながら、社内では日常のメール配信、簡単なレポート作成、リスト管理を担当し始めます。この時期にナレッジトランスファーを計画的に実施することが重要です。
ほぼすべての日常運用を社内で行い、外注は新機能の導入支援やスポットの技術相談のみという状態を目指します。この段階では、外注費用をスポット相談に抑えることも可能です。
運用代行で成果が出ない企業には、いくつかの共通パターンがあります。事前に理解しておくことで、同じ失敗を避けることができます。
外注先は自社の製品・顧客・市場を深く理解していません。「何を伝えたいか」「誰に向けた施策か」を明確に指示しないと、表面的な施策に終始してしまいます。戦略設計には自社のマネージャーが関与することが必須です。
「毎月費用を払っているが、成果が出ているのかわからない」という状態を避けるため、運用開始前にKPI（成果指標）を定義しておきましょう。リード獲得数、CPA、MQL数、商談化率などの指標を合意しておくことで、定量的な評価が可能になります。
外注先にすべてを依存すると、契約終了後に「何をどうすればいいかわからない」状態になります。設定のドキュメント化や、定期的な勉強会の実施など、ノウハウを自社に残す仕組みを契約内容に含めておくことが重要です。
会社によって異なりますが、3ヶ月〜6ヶ月の最低契約期間を設けているケースが多いです。初期設定のみの場合は一括契約、月次運用の場合は6ヶ月〜1年契約が一般的です。契約前に解約条件も確認しておきましょう。
導入コンサルティングは設計・戦略のアドバイスが中心で、実際の設定作業は自社で行うケースが多いです。運用代行は設定作業やコンテンツ制作などの実務そのものを代行します。社内にHubSpot操作ができる人材がいない場合は運用代行、人材はいるが設計ノウハウがない場合はコンサルティングが適しています。
あります。特に1〜3名のチームでは、HubSpotの初期設定に時間を割くよりも、専門家に設計を任せて営業活動に集中するほうが投資対効果が高いケースが多いです。初期設計がしっかりしていれば、少人数でも十分に活用できます。
可能です。むしろ、最初から内製化への移行を前提に計画を立てることをお勧めします。Phase 1で外注に依頼した設定や構築のドキュメントを残し、ナレッジトランスファーの時間を契約に含めておくと、スムーズに移行できます。
対応可能なパートナーは多いです。株式会社マーケティングアカデミアでは、HubSpot運用代行に加えてリードナーチャリング運用支援も専門的に行っています。獲得リードの継続的な育成を自動化し、営業合格率を向上させるワークフロー活用が中心となります。
HubSpot運用代行会社を選ぶ際は、費用だけでなく、BtoB支援実績、認定資格、内製化への支援姿勢、対応可能なHub、連携実績、レポーティング体制、契約条件を総合的に評価することが大切です。
「外注か内製か」という二者択一ではなく、自社の状況やフェーズに応じて最適なバランスを設計することがポイントです。初期は外注でスピーディに立ち上げ、ノウハウを蓄積しながら段階的に内製化を進めることで、長期的なコスト削減と自社の競争力強化を両立できます。
株式会社マーケティングアカデミアでは、HubSpotプラチナパートナーとして、専任運用担当者による継続的な運用代行と伴走支援を行っています。初期設定から施策構築、レビュー、改善まで一貫して支援する体制で、HubSpot運用体制の構築をお手伝いします。