【事例】営業所ごとに案内を変えたメールを自動送付

新規顧客の一次対応は集約すべきか各エリアに任せるべきか

複数エリア・全国など広範囲に商品・サービスを展開している会社では、新規顧客の一次対応を1か所で行っていることがあります。

1か所で行うことで効率よく、またその対応に特化したノウハウが蓄積されるので精度も上げやすくなりますが、一方でエリアごとに案内内容を変えたメールをつどさくせいしたりミスやエラーが起こったり、もしくは各エリアの特徴に合わせた案内がしにくい等のデメリットもあります。

そのデメリットを克服するため、もしくは自然な流れの結果、複数のエリアで展開している会社でも新規顧客は一次対応から各エリア各拠点で行うケースもあります。

この場合、各地の特性に合わせた案内が出来る・場合によってはその後も対応する営業担当者が一次対応から変わらないなどのメリットがあります。一方デメリットとしては、各エリアの担当者も色々な業務の合間で対応していることが多いので、連絡が遅れることにより失注を増やしてしまう＝機会損失しやすいという大きな課題があります。

クイックな一時対応で機会損失を防ぎ業務効率を高める

MAツールを活用すれば、限りなくデメリットを押さえメリットを高めることができます。

新規顧客の獲得直後に、自動でエリアに合ったメール(LINEやSMSでもOK)を送る自動処理を作ることができるのです。

エリアに合わせた自動メッセージ

下記のように構築いたしました。

各営業所に必要な情報を収集

（住所・電話番号・担当者名・Google MapのURLなど)

↓

お問い合わせフォームなどに、営業所振り分けに必要な質問項目を組み込む

(都道府県・市区町村、もしくはご希望の営業所　など)

↓

データが登録された直後に、それらの項目を差し込まれた自動送信メールを送るシナリオを作成

担当者連絡との併用

自動メッセージ1通で、すぐに商品の購買や商談の日程確定が出来ることもあり非常に嬉しいことですが、それだけで完結するのは難しいのも事実です。

担当者からの電話やLINEなど、個別の連絡も併用することで返信率・商談予約率が上がります。

直後の自動メッセージが送られていることで、対応スピード不足による機会逸失を防げているので、担当者からの連絡については1分1秒を争うほどの急ぎで連絡をしなくてもOKとなるのは非常に心強いことです。

(とはいえ翌日の連絡などでは遅く、ベストは1時間以内・難しくても当日中など、ある程度のスピードはビジネスである以上必要です)

アポ確定連絡やリマインドにも活用

各営業所ごとの情報をMAツール上に格納してあれば、それを他の用途にも使えます。

アポイントが確定した時に、場所の案内をするために個別にデータを差し込んだり、同様にリマインドメール等を送るときにも使えます。

「アポイントの日時が確定したら、誰もがこのテンプレートでメールを送付」と業務フローに組み込んでしまうこともできますし、メール送付作業もMAツール上の「アポイント日時」などの項目にデータが登録された瞬間に自動化するなど、効率を上げることもできます。

その要領で、アポイントの当日朝や前日、数日前など、随時のリマインドメールを自動化することも出来ます。

キャンセル率の低下につながりますし、そのリマインドメールで日程変更したい時の案内を入れることで最終的な商談人数が減らないようにすることも出来ます。

ヒューマンエラーも起きにくくなるので、各担当者が前向きな目的の業務に安心して取り組める環境を作ることにも貢献してくれます。